Charte

OBJET

Le GAC de Hamois est une association de personnes qui s’organisent pour commander, directement aux producteurs et transformateurs locaux, des produits (principalement alimentaires), de grande qualité sanitaire et environnementale.
L’objectif est de :
  • favoriser la production de produits locaux, bio et équitables dans la mesure du possible ;
  • réunir des consommateurs responsables et tisser des liens de confiance et d'échange entre membres et producteurs ;
  • garantir un revenu correct au producteur.
Le GAC de Hamois est ouvert à toute personne adhérant à son objet et à sa finalité dans le respect de la présente charte.
Le GAC fonctionne en gestion collective grâce à l’implication de ses membres qui se relaient pour assurer les différentes tâches nécessaires à son fonctionnement (accueil des membres lors des livraisons, commandes et réceptions des produits, comptabilité, etc…).
Le GAC ne peut être considéré comme entreprise active dans la chaîne alimentaire, le seul but de l’association est de servir d’intermédiaire entre les producteurs et les membres. Aucun bénéfice n’est appliqué sur les tarifs pratiqués par les producteurs.
 

LES PRODUCTEURS ET LEURS PRODUITS

Les producteurs qui nous fournissent sont actifs dans la commune de Hamois ou les communes avoisinantes. Ils fabriquent ou vendent leurs produits dans une optique de qualité et de respect de l’environnement et des animaux. Ils doivent être en possession d’une autorisation pour leur activité ainsi que pour la vente directe aux consommateurs.
Les labels Bio et/ou Commerce Equitable apportent un « plus », mais ne sont pas obligatoires.
De nouveaux producteurs peuvent être proposés à l'équipe de communication. La décision est prise en réunion.
Le producteur reste responsable de la qualité et de la sûreté des produits jusqu’au moment où ils sont livrés au GAC.
Les membres du GAC ne peuvent utiliser le GAC pour vendre leurs propres productions.Voir la liste des producteurs.


LES ENGAGEMENTS DES MEMBRES

Les membres sont les acheteurs des produits proposés. Ils sont de ce fait les acteurs de l’association et participent pleinement à son activité.
En adhérant au GAC de Hamois, chaque membre s’engage à:
  • respecter les principes de fonctionnement du GAC de Hamois ;
  • faire une commande par mois minimum ;
  • prendre part, selon ses possibilités, aux différentes tâches ;
  • venir chercher sa commande au lieu, jour et horaire fixés ;
  • participer aux réunions des membres (minimum 2 par an) ;
  • être en ordre de cotisation.


LE FONCTIONNEMENT PRATIQUE

La distribution a lieu tous les 15 jours (un mercredi sur deux).
Le logiciel « Repanier », outil spécialement créé pour les groupes d’achat, gère tout ce qui a trait aux commandes et au fonctionnement du GAC (producteurs, tâches….). Il est accessible via le site www.gac-hamois.be ou https://commandes.gac-hamois.be/fr

Passer sa commande
Un mail est transmis à tous les membres dès l’ouverture des commandes (mercredi soir ou jeudi). Pour passer une commande, il est nécessaire de se connecter à son compte « Repanier ».
Les commandes sont clôturées le samedi 18h. Sur demande, un récapitulatif de la commande est envoyé par mail.

Paiement
Repanier gère les paiements de chaque membre (commandes, cotisation…). A la clôture des commandes, le membre reçoit un récapitulatif, le montant de sa commande, la somme restante sur son compte et le montant minimum à verser sur le compte du GAC avant la livraison.

Retirer sa commande
La distribution des produits a lieu le mercredi de 18h00 à 19h30 à l’habitat groupé de la ferme d’Al Vau, rue d’Alvaux, n°1 à Hamois. Les commandes auront été préparées le même jour dès 16h30 – 17h par les « responsables paniers ».
Les « responsables paniers » avertissent le trésorier si des articles étaient manquants, ce qui permettra à ce dernier de rectifier le compte du membre dans « Repanier ».
Chaque membre veille à laisser sur place une caisse pliable marquée à son nom et propre.
Les produits commandés sont à emporter impérativement avant la fin de la séance de distribution fixée à 19h30. Passé cette heure, le membre devra néanmoins payer sa commande. Sans nouvelle de sa part, les produits non enlevés seront partagés entre les derniers membres présents.


DESCRIPTION ET RÉPARTITION DES TÂCHES

Les membres du GAC sont invités à participer aux tâches décrites ci-dessous, à tour de rôle, selon leurs possibilités, disponibilités et compétences.
Les rôles sont soit attribués lors d'une réunion ou suite à des échanges de mails. Le tableau des tâches est affiché dans les locaux du GAC et peut être adapté selon les besoins.
Chaque responsable d'une tâche doit prévoir un suppléant et le former afin que le remplacement puisse se faire au pied levé.
 
  • Coordinateur des commandes
Il gère l'adresse commandes@gac-hamois.be
Il gère le volet commande du site Repanier
Il ouvre et clôture les commandes
Il coordonne les responsables producteurs.
 
  • Responsable producteur
Le responsable producteur est l'interlocuteur privilégié entre les producteurs et le GAC.
Le responsable producteur se charge de prendre contact tous les 15 jours avec le producteur dont il a la charge pour vérifier les offres des produits et leur prix et se tient au courant des congés éventuels.
Il met à jour les produits du producteur dans le programme « Repanier » pour 18h au plus tard le mercredi de l’ouverture de commande.
En cas de problème, il recherche en collaboration avec le producteur une solution qui satisfasse le plus grand nombre.
Dans la mesure du possible, il trouve parmi les membres un back-up qui puisse le remplacer au pied levé et à défaut se charge de trouver un remplaçant en cas d’absence ou d’indisponibilité.
 
  • Responsable de l'enlèvement des marchandises
Il va chercher les commandes de la quinzaine chez son fournisseur.
Il enlève le colis chez le fournisseur, le vérifie si possible et le dépose au local du GAC au plus tard le mercredi à 16h30. Si nécessaire, il rentre sa note de frais de déplacement au comptable. S’il s’agit de vivres périssables, il prévoit un frigo box suffisamment grand.
 
  • Responsable des paniers
Il contrôle la livraison et vérifie qu'elle correspond bien au tableau de commande
Il répartit les marchandises dans les différents paniers, en corrigeant si nécessaire les quantités et les prix.
Il communique les tableaux des commandes validées au trésorier.
 
  • Trésorier et comptable
Il reçoit par Repanier l’ensemble des commandes par membre et par producteur.
Il gère les encaissements reçus des membres sur le compte en banque du GAC et les reporte dans Repanier.
Il modifie les données dans Repanier pour chacun des membres et des producteurs sur base des tableaux des commandes validées.
Il paie les producteurs et autres notes de frais sur base des justificatifs présentés et, après vérification que les sommes sont dues, il contrôle la situation comptable de chaque membre et de chaque producteur.
Il contrôle les avoirs du GAC sur base des cotisations versées, des recettes et dépenses « bières et jus » et des notes de frais éventuelles.
Il présente les comptes lors des assemblées générales.
 
  • Responsable propreté
Il assure le rangement et le nettoyage du local de distribution
 
  • Equipe de communication
Elle gère les adresses gac.hamois@gmail.com et info@gac-hamois.be
Elle fait circuler l'information au sein du GAC (envoi des PV de réunions, convocations, informations diverses, …).
Elle fait circuler l'information de et vers l'extérieur (demandes de nouveaux producteurs potentiels, contacts avec les nouveaux membres, informations diverses, …).
Elle informe, accueille et guide les nouveaux membres.
Elle accueille les membres lors des séances d'enlèvement.
Elle organise les moments festifs et les rencontres avec les producteurs.


COTISATION – PARTICIPATION AUX FRAIS – COMPTES ANNUELS

La cotisation annuelle est de 12 euros, càd 1 euro par mois. Elle est est prélevée une fois par an sur le compte du membre. Par le paiement de cette cotisation, le nouveau membre marque son adhésion à la charte du GAC.
Un candidat membre peut bénéficier une fois des services du GAC avant de devenir membre.
Les cotisations servent à couvrir les frais internes du GAC : les frais d'occupation du local et les charges associées, l'achat du petit matériel nécessaire au fonctionnement, les frais de déplacement pour aller chercher les commandes, ...
Les comptes détaillés sont présentés à tous les membres lors de la première réunion de l'année. Les bénéfices éventuels de l'association seront affectés par décision de la majorité des membres présents lors de la réunion. En aucun cas, une rémunération ne sera accordée à un membre.


LOCAL ET HYGIENE

Un local est mis à disposition par l’habitat groupé de la ferme d’Al Vau, rue d’Alvaux, n°1 à Hamois (voir convention du….). L’habitat groupé n’est pas responsable de la qualité et la sécurité des produits. Par contre, il met à disposition du groupement d’achat le matériel nécessaire pour l’entreposage des produits périssables (frigo en ordre de fonctionnement) et pour le maintien d’une bonne hygiène (évier, eau). Il s’assure également que le local est exempt de tous nuisibles.
Les produits périssables ne seront fournis par les producteurs que quelques heures avant l’enlèvement. Un membre du GAC se charge de vérifier le bon fonctionnement du frigo (prise de la température) au plus tard au moment de la première livraison.
Dès la première livraison effectuée, le local ne sera plus accessible qu’aux membres du GAC et aux producteurs. Si une autre personne doit accéder au local, il devra impérativement être accompagné d’un membre.